Juridique
Déclaration de confidentialité
Version 1.0. Cette déclaration explique quelles données personnelles Syndio traite, pourquoi, et quels sont vos droits.
1. Qui est responsable du traitement ?
Syndio BV, dont le siège social est établi à 3118 Werchter, Sint-Jansstraat 11, numéro d’entreprise 0686.658.248, numéro de TVA BE 0686.658.248, RPM Louvain, agent immobilier-syndic agréé IPI 519.468, e-mail : info@syndio.be, est le responsable du traitement des données à caractère personnel traitées via son site web, ses formulaires de contact, ses e-mails, ses offres et ses prestations.
2. Quelles données Syndio traite-t-elle ?
Selon le contact, le dossier ou le service demandé, Syndio peut traiter notamment les données suivantes :
• données d’identification, telles que nom, prénom, adresse et langue ;
• données de contact, telles que numéro de téléphone et adresse e-mail ;
• données communiquées via des formulaires de contact ou de demande d’offre ;
• données relatives à un immeuble, un appartement, un lot, une association de copropriétaires ou un dossier ; • données de facturation et de paiement ;
• correspondance et données de communication ;
• données techniques relatives à l’utilisation du site web, telles que l’adresse IP, le type de navigateur, les données de l’appareil, les préférences en matière de cookies et les données de journalisation ;
• toute autre donnée que vous communiquez volontairement à Syndio ou nécessaire à l’exécution d’une mission.
• données d’identification, telles que nom, prénom, adresse et langue ;
• données de contact, telles que numéro de téléphone et adresse e-mail ;
• données communiquées via des formulaires de contact ou de demande d’offre ;
• données relatives à un immeuble, un appartement, un lot, une association de copropriétaires ou un dossier ; • données de facturation et de paiement ;
• correspondance et données de communication ;
• données techniques relatives à l’utilisation du site web, telles que l’adresse IP, le type de navigateur, les données de l’appareil, les préférences en matière de cookies et les données de journalisation ;
• toute autre donnée que vous communiquez volontairement à Syndio ou nécessaire à l’exécution d’une mission.
Syndio ne traite en principe pas de catégories particulières de données à caractère personnel, sauf si cela s’avère exceptionnellement nécessaire en vertu de la loi ou pour le traitement d’un dossier spécifique.
3. Pour quelles finalités Syndio traite-t-elle des données ?
Syndio traite des données à caractère personnel pour les finalités suivantes :
• pour traiter les demandes de contact et d’offre ;
• pour préparer, conclure et exécuter des contrats ;
• pour identifier et contacter les clients, copropriétaires, fournisseurs et autres personnes de contact;
• pour assurer la gestion administrative, technique, juridique et financière ;
• pour établir les factures, suivre les paiements et traiter les éventuels recouvrements ;
• pour gérer, sécuriser et améliorer le site web sur le plan technique ;
• pour recueillir des statistiques sur l’utilisation du site web, dans la mesure autorisée par la loi ;
• pour envoyer des newsletters ou des communications commerciales, si une base juridique valable existe à cet effet ;
• pour respecter les obligations légales, réglementaires et déontologiques ;
• pour préserver les droits et intérêts de Syndio en cas de litige, fraude, abus ou incident de sécurité.
• pour traiter les demandes de contact et d’offre ;
• pour préparer, conclure et exécuter des contrats ;
• pour identifier et contacter les clients, copropriétaires, fournisseurs et autres personnes de contact;
• pour assurer la gestion administrative, technique, juridique et financière ;
• pour établir les factures, suivre les paiements et traiter les éventuels recouvrements ;
• pour gérer, sécuriser et améliorer le site web sur le plan technique ;
• pour recueillir des statistiques sur l’utilisation du site web, dans la mesure autorisée par la loi ;
• pour envoyer des newsletters ou des communications commerciales, si une base juridique valable existe à cet effet ;
• pour respecter les obligations légales, réglementaires et déontologiques ;
• pour préserver les droits et intérêts de Syndio en cas de litige, fraude, abus ou incident de sécurité.
4. Sur quelles bases juridiques Syndio traite-t-elle des données ?
Syndio traite les données à caractère personnel sur la base d’une ou plusieurs des bases juridiques suivantes :
• l’exécution d’un contrat ou la prise de mesures à la demande de la personne concernée avant la conclusion d’un contrat ;
• le respect d’une obligation légale ;
• l’intérêt légitime de Syndio, comme répondre aux questions, sécuriser le site web, gérer les relations clients, assurer l’administration et défendre ses droits ;
• le consentement de la personne concernée, lorsque celui-ci est légalement requis, par exemple pour certains cookies ou certaines communications marketing.
• l’exécution d’un contrat ou la prise de mesures à la demande de la personne concernée avant la conclusion d’un contrat ;
• le respect d’une obligation légale ;
• l’intérêt légitime de Syndio, comme répondre aux questions, sécuriser le site web, gérer les relations clients, assurer l’administration et défendre ses droits ;
• le consentement de la personne concernée, lorsque celui-ci est légalement requis, par exemple pour certains cookies ou certaines communications marketing.
Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment. Le retrait n’affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
5. À qui les données à caractère personnel peuvent-elles être transmises ?
Syndio peut transmettre des données à caractère personnel à des tiers lorsque cela est nécessaire pour ses prestations ou pour respecter une obligation légale, tels que :
• des fournisseurs informatiques et de logiciels ;
• des hébergeurs et gestionnaires de site web ;
• un comptable, réviseur, avocat, assureur ou autre conseiller professionnel ;
• des banques et partenaires de paiement ;
• des huissiers de justice, notaires, autorités ou organismes de contrôle ;
• des entrepreneurs, prestataires techniques ou autres parties concernées dans le cadre d’un dossier;
• des sous-traitants qui traitent des données à caractère personnel au nom et pour le compte de Syndio.
• des fournisseurs informatiques et de logiciels ;
• des hébergeurs et gestionnaires de site web ;
• un comptable, réviseur, avocat, assureur ou autre conseiller professionnel ;
• des banques et partenaires de paiement ;
• des huissiers de justice, notaires, autorités ou organismes de contrôle ;
• des entrepreneurs, prestataires techniques ou autres parties concernées dans le cadre d’un dossier;
• des sous-traitants qui traitent des données à caractère personnel au nom et pour le compte de Syndio.
Lorsque des tiers agissent en tant que sous-traitants, Syndio conclut des accords contractuels appropriés pour garantir la protection des données à caractère personnel.
6. Transfert en dehors de l’Espace économique européen
En principe, Syndio traite les données à caractère personnel au sein de l’Espace économique européen. Si des données sont malgré tout transférées en dehors de l’EEE, cela ne se fait que lorsqu’il existe un mécanisme de transfert valable, tel qu’une décision d’adéquation ou des garanties contractuelles appropriées.
7. Combien de temps Syndio conserve-t-elle les données ?
Syndio ne conserve pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour la finalité pour laquelle elles ont été collectées, sauf si une durée de conservation plus longue est légalement obligatoire ou justifiée. En général, Syndio applique les principes suivants :
• demandes de contact et d’offre : aussi longtemps que nécessaire pour le suivi et un suivi commercial raisonnable ;
• données contractuelles et de dossier : aussi longtemps que nécessaire à l’exécution de la mission et aux délais de conservation légaux ou contractuels ;
• données de facturation et comptables : aussi longtemps qu’exigé par la législation fiscale et comptable applicable ;
• données du site web et de journalisation : pendant une durée limitée nécessaire à la sécurité, à l’analyse et à la gestion technique ;
• données marketing : jusqu’au retrait du consentement ou à une opposition valable, ou jusqu’à ce que les données ne soient plus pertinentes.
• demandes de contact et d’offre : aussi longtemps que nécessaire pour le suivi et un suivi commercial raisonnable ;
• données contractuelles et de dossier : aussi longtemps que nécessaire à l’exécution de la mission et aux délais de conservation légaux ou contractuels ;
• données de facturation et comptables : aussi longtemps qu’exigé par la législation fiscale et comptable applicable ;
• données du site web et de journalisation : pendant une durée limitée nécessaire à la sécurité, à l’analyse et à la gestion technique ;
• données marketing : jusqu’au retrait du consentement ou à une opposition valable, ou jusqu’à ce que les données ne soient plus pertinentes.
8. Sécurité des données à caractère personnel
Syndio prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre la perte, l’utilisation abusive, l’accès non autorisé, la divulgation ou la modification. Ces mesures comprennent notamment la limitation des accès, la protection par mot de passe, les sauvegardes, les connexions sécurisées et la limitation de l’accès aux données aux personnes qui en ont besoin pour leur fonction ou leur mission.
9. Droits des personnes concernées
Dans les limites de la réglementation applicable, vous avez le droit de :
• demander l’accès à vos données à caractère personnel ;
• faire rectifier des données inexactes ou incomplètes ;
• faire effacer vos données à caractère personnel ;
• faire limiter le traitement ;
• vous opposer au traitement ;
• retirer votre consentement lorsque le traitement est fondé sur celui-ci ;
• demander la portabilité des données, dans la mesure où la loi le prévoit.
• demander l’accès à vos données à caractère personnel ;
• faire rectifier des données inexactes ou incomplètes ;
• faire effacer vos données à caractère personnel ;
• faire limiter le traitement ;
• vous opposer au traitement ;
• retirer votre consentement lorsque le traitement est fondé sur celui-ci ;
• demander la portabilité des données, dans la mesure où la loi le prévoit.
Vous pouvez exercer ces droits en adressant une demande à info@syndio.be. Syndio peut, si nécessaire, vous demander de vérifier raisonnablement votre identité.
10. Plaintes
Si vous estimez que Syndio ne traite pas correctement vos données à caractère personnel, vous pouvez toujours contacter Syndio. Vous avez également le droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente, à savoir l’Autorité de protection des données.
11. Sites web et services de tiers
Le site web de Syndio peut contenir des liens vers des sites web externes ou faire appel à des services de tiers. Syndio n’est pas responsable du contenu ou de la politique de confidentialité de ces tiers. Il est recommandé de consulter leur propre déclaration de confidentialité.
12. Modifications
Syndio peut modifier cette déclaration de confidentialité de temps à autre. La version la plus récente est toujours disponible sur le site web de Syndio.